【2026年最新】源泉徴収簿の書き方と記入例！年末調整の計算手順を徹底解説

給与計算や年末調整の実務を担当する人事・労務担当者にとって、毎年の恒例行事でありながら頭を悩ませるのが「源泉徴収簿」の作成です。税制改正の反映や各種控除の正確な転記など、わずかな計算ミスが従業員の税額に直結するため、現場のプレッシャーは決して小さくありません。

実務で迷いやすい国税庁の最新様式に沿った記入例から、年末調整のスムーズな計算手順、混同しがちな源泉徴収票との違いまで、初心者でも即戦力として処理できるよう分かりやすく解説します。

📌 【この記事の重要ポイントまとめ】

• 要点1：源泉徴収簿は税務署への提出義務はないものの、実務上必須の帳票であり原則7年間の保存義務が課されている。
• 要点2：国税庁の公式エクセルシートを活用すれば、月々の給与・賞与の転記から年末調整の税額算出まで自動計算でミスを大幅に削減できる。
• 要点3：扶養控除等申告書や配偶者控除等申告書、住宅ローン控除など各種申告書との突合を正確に行うことがトラブル防止の鍵となる。

【基本のキ】源泉徴収簿と源泉徴収票の違いや作成義務・保存期間を整理

業務を進めるうえで真っ先に整理しておきたいのが、源泉徴収簿と源泉徴収票の違いです。名前が似ているため混同されがちですが、その役割と提出先は大きく異なります。

源泉徴収票は、1年間の支払給与額と納付した所得税額を証明する書類であり、従業員本人への交付および税務署や市区町村への提出義務があります。一方、源泉徴収簿は事業所が社内で毎月の源泉徴収状況や年末調整の計算過程を記録しておくための「社内控帳」という位置づけです。

法律上の位置づけとして、所得税法において源泉徴収簿自体の作成・提出を直接義務付ける明確な罰則規定はありません。しかし、事業主には源泉徴収義務および年末調整を適確に行う法定義務が課せられており、その計算根拠を残す帳簿として源泉徴収簿の作成は実質的に不可欠です。源泉徴収義務を怠った場合には不納付加算税や延滞税などのペナルティ（罰則）が科されるリスクがあります。

税法上の重要書類として、源泉徴収簿の保存期間は原則7年間と定められています。税務調査が入った際には必ず提出を求められる帳簿ですので、年度ごとに整理して厳重に保管しておかなければなりません。

【国税庁様式】源泉徴収簿の書き方と具体的な記入例｜初心者向け完全ガイド

「源泉徴収簿の書き方に悩んでいる」「どこから手をつければいいか分からない」という方に向けて、国税庁の最新様式をベースにした記入手順をステップ順に解説します。

源泉徴収簿は大きく分けて「基本情報欄」「月々の給与・賞与の支払状況欄」「年末調整の計算欄」の3つのブロックで構成されています。

1. 基本情報・扶養親族等の記入
帳簿上部には、従業員の氏名、住所、マイナンバー（取扱いに注意）、扶養親族の状況を記載します。ここは従業員から回収した「給与所得者の扶養控除等申告書」の内容をそのまま転記します。配偶者の有無、扶養親族の人数、障害者・ひとり親・勤労学生などの区分に該当するかどうかを正しく反映させます。

2. 毎月の給与支払額と社会保険料の記入
月別の行には、支給日、支給総額（基本給＋各種手当、※非課税通勤手当は除く）、健康保険料・厚生年金保険料・雇用保険料の合計額（社会保険料控除等）を記入します。

3. 社会保険料等控除後の給与等の金額と算出税額
「支給総額」から「社会保険料等」を差し引いた金額を求めます。その金額と「給与所得の源泉徴収税額表（月額表）」の該当する扶養親族等の数を照らし合わせ、その月の源泉徴収税額を決定して記入します。

賞与を支給した月は、専用の賞与欄に前月の給与実績をもとに算出した税率を適用して源泉徴収税額を計算し、記載します。

【2026年最新手順】年末調整の計算方法と各種申告書の反映テクニック

1年間の給与・賞与の支払いが確定したら、右側の「年末調整計算欄」で年税額を確定させます。計算手順は以下のフローで行います。

ステップ1：年間総支給額と給与所得控除後の金額を算出
1月から12月までの支給総額を合算し、給与所得控除額を差し引いた「給与所得控除後の給与等の金額」を国税庁の早見表に当てはめて算出します。

ステップ2：各種所得控除の合計額を計算
従業員から提出された各種申告書をもとに、以下の控除額を積み上げます。
・基礎控除・配偶者控除・配偶者特別控除（配偶者控除等申告書より転記）
・扶養控除、障害者控除、ひとり親控除、寡婦控除、勤労学生控除
・1年間に支払った社会保険料の総額および小規模企業共済等掛金
・生命保険料控除、地震保険料控除（保険料控除申告書より転記）

ステップ3：課税給与所得金額と年調年税額の算出
給与所得控除後の金額から所得控除合計額を差し引いて「課税給与所得金額（1,000円未満切り捨て）」を求めます。これに所得税の超過累進税率を掛け、住宅借入金等特別控除（住宅ローン控除）がある場合は税額控除として直接差し引きます。その後、復興特別所得税（基準所得税額の2.1%）を加算したものが最終的な「年調年税額（100円未満切り捨て）」となります。

ステップ4：過不足額の精算
毎月の給与・賞与から源泉徴収してきた合計税額と、確定した年調年税額を比較します。天引きした合計額のほうが多い場合は「超過額」として従業員へ還付し、不足している場合は12月（または1月）の給与から追徴します。

パート・アルバイトや中途入社・退職者の源泉徴収簿はどう書く？ケース別解説

実務において判断に迷いやすいのが、非正規雇用者や年度途中で入退社した従業員の処理です。

パート・アルバイトの源泉徴収簿の扱い
パートやアルバイトであっても、給与を支払う以上は源泉徴収簿の作成が必要です。「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出している従業員は「甲欄」を適用し、他の勤務先と掛け持ちしていて提出がない従業員は「乙欄」を適用して高い税率で天引きします。掛け持ち等で乙欄適用の場合は、自社で年末調整を行うことはできません。

中途採用者の記載方法
年内に前職がある中途採用者については、前職の「給与所得の源泉徴収票」を回収し、前職の支払金額、社会保険料等、源泉徴収税額を源泉徴収簿の中途就職者用欄に転記します。自社での支払い分と合算して年末調整を行います。

年度途中の退職者
退職した月までの給与・税額を記入し、年末調整は原則として行いません（死亡退職や年内再就職が見込めない一定の事由を除く）。退職日時点での支払金額と徴収税額をまとめた源泉徴収票を速やかに交付します。

定額減税や住宅ローン控除の記載例｜実務でミスが多発する要注意ポイント

近年の税制措置や複雑な税額控除は、源泉徴収簿を作成するうえで最も計算ミスが起こりやすい箇所です。

定額減税の反映と記載の注意点
定額減税が実施された年度においては、月次の給与計算における「月次減税額」の管理と、年末調整時の「年調減税額」の最終精算を源泉徴収簿の余白や専用欄（摘要欄）に明記する必要があります。本人および同一生計配偶者・扶養親族の人数に基づき、正確な減税残額の追跡と年末調整での過不足調整を怠らないよう留意してください。

住宅借入金等特別控除（住宅ローン控除）の記入方法
住宅ローン控除は「所得控除」ではなく税額から直接引く「税額控除」です。従業員から提出される「住宅借入金等特別控除申告書」および金融機関発行の「残高証明書」を確認し、源泉徴収簿の税額控除欄に記入します。算出所得税額を上限として控除を行い、引ききれなかった分をマイナス税額として処理しないよう注意が必要です。

配偶者控除・配偶者特別控除の判定ミス
納税者本人の合計所得金額が900万円（給与収入1,095万円）を超えると控除額が段階的に減額され、1,000万円を超えると適用対象外となります。配偶者の年収だけでなく、従業員本人の年収要件も厳密にチェックして源泉徴収簿へ正しく反映させる必要があります。

国税庁エクセルテンプレの活用術と税務調査で慌てないための管理法

給与計算ソフトを導入していない中小企業や個人事業主であれば、国税庁のウェブサイトで無償提供されている「給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿のエクセルテンプレート」の活用が極めて有効です。

国税庁のエクセル様式には、給与額や社会保険料を入力するだけで自動的に控除額や所得税額が算出される計算式が組み込まれており、手計算による転記ミスや端数処理の誤りを大幅に減らすことができます。

エクセルで作成・管理する場合の重要ポイントは、「バックアップの徹底」と「アクセス権限の管理」です。従業員のマイナンバーや家族構成、年収といった機密性の高い個人情報が集約されているため、ファイルにはパスワードを設定し、退職者のデータも含めて7年間安全に保管できる体制を整えておくことが税務コンプライアンス上強く求められます。

【源泉徴収簿の書き方】に関するよくある質問（FAQ）

Q1：源泉徴収簿は税務署への提出が必要ですか？
A1：提出の必要はありません。源泉徴収簿は事業所が社内で源泉徴収や年末調整の経緯を記録しておくための書類です。ただし、税務調査の際には提示を求められるため、7年間の保管が必須です。

Q2：国税庁の様式を使わずに、自社の独自フォーマットや給与ソフトの帳票を使っても問題ありませんか？
A2：法令で定められた記載事項（氏名、支払月日、支給金額、社会保険料、各種控除額、源泉徴収税額など）が過不足なく網羅されていれば、給与計算ソフトの出力帳票や自社の独自フォーマットを使用しても全く問題ありません。

Q3：年内に転職してきた従業員が前職の源泉徴収票を提出してくれない場合はどうすればいいですか？
A3：前職分の給与や税額が不明な場合、自社で年末調整を行うことはできません。その従業員には自社の給与分のみを反映した源泉徴収票を交付し、年明けに従業員自身で確定申告を行ってもらうよう案内してください。

まとめ：源泉徴収簿をミスなく仕上げるための実務チェックポイント

源泉徴収簿の作成は、従業員から回収する申告書類の正確なチェックと、毎月の給与記録の地道な積み重ねが成否を分けます。

国税庁のエクセルシートや給与システムを上手に活用しながら、扶養状況の変更や各種税額控除の適用要件を一つひとつ丁寧に突合していくことが、年末調整業務をスムーズに完了させる最善のルートです。7年間の保存義務を念頭に置き、誰が見ても透明性の高い帳簿管理を徹底していきましょう。 （出典: 源泉 徴収 簿 書き方（Yahoo!ニュース））